呼叫系统,怎么才能做好数据管理?

用过呼叫系统的朋友都知道,在整个外呼的过程当中,数据管理总是穿插其中,直接影响着整个电话销售工作的过程和成果。那么,数据管理功能在呼叫系统当中究竟起着怎样的作用?呼叫系统又是怎么通过数据管理帮助企业更好地销售的呢?


一、设定并分解目标

所谓的目标,指的是当月、当季或一年的KPI指标,单靠某一个销售或企业管理者是很难达成的,且其中的数据统计和分析过程繁冗复杂,稍不留神就会出错,一旦出错就需要人力大量重复工作,即浪费时间又浪费企业人物力成本。

使用玮裕呼叫系统,则能更快地完成这一项工作,节省成本的同时,还可以将KPI的完成过程拆解细化到各部门,更好地协调企业各部门间的工作,帮助企业完成周期性目标。


二、数据报表展现成果

既然设定的目标是以数据来展现的,那么工作的成果也应该以数据更直观地展现在人们的面前,让企业高层管理和底层销售都能更直接地了解到当前工作进度、未完成工作量和超额完成量。

玮裕呼叫系统以数据报表展现企业外呼数据,其中包括体现个人工作成绩的绩效考核报表,体现整体工作成果的运营KPI报表,用于报送各相关业务部门的业务分析类报表,以及用来体现工作成果的各类总结性报表……”


三、呼叫趋势提前预测

在呼叫系统的运营管理中,对于未来数据的预测是一项重要且常规性的工作,预测出的数据能够有效指导各项工作的开展,使呼叫系统未来的运营轨迹处在可监控、可预知的态势中。

预测的方法为:通过对大量历史数据进行分析,来把控未来数据的变化和走势,可根据预测出的未来数据合理配备相应的人力,安排好呼叫系统的招聘规划,方便制定出整体下阶段的运营规划。


四、部门业务偏向分析

玮裕呼叫系统单日承接的客户信息数据庞大,在向企业内部各相关部门传递和反馈时,需根据各部门的需要对数据进行整理和加工,同时根据各部门的职责和功能设定不同的反馈偏好

如:产品部门关心的是不同产品的客户关注度,产品本身的功能问题,客户对产品使用的意见建议等;而营销部门关心的则是不同营销方案推出后市场的反映程度,客户对于营销方案的接受程度,以及营销是否取得了应有成效等。

因而,在向各相关部门报送业务分析报表时,需要向不同部门传递他们所关心的数据,这些数据要有不同周期的对比,同时还需要在报表中体现综合分析以及对重大典型性事件的偏好分析等内容。


五、外呼问题反馈及时

在整个运营管理中,数据直接、快速、客观反映问题

如:同时段同等的电话进量,接通率却出现下滑,这是向管理者传递人力安排存在问题的讯号;相比前一天,客户满意度指标严重下滑,则要求管理者须立即采取行动,调查客户不满意的原因并加以改进

要想对数据所反馈出的问题快速响应、采取措施,则须对数据进行深入的挖掘和分析,并且这种分析是一项常规的定期性工作。通过分析,数据会告诉我们需要主要改进的问题点在哪里。

只有在不断的实践当中把控好系统数据,分析其中问题、加以改进并总结经验,才能找到更适合企业发展需求、更行之有效的数据管理模式和分析方法,从而使数据管理成为提升运营管理水平和工作品质的长效驱动力。

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